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L'existant
La gestion des droits au niveau des espaces (et des applications) permet de définir leurs visibilités.
Un espace peut être entièrement public. Toutes les applications sont alors accessibles à tous les utilisateurs. Ils voient donc l'espace, sa page d'accueil et ses applications.
Si un espace n'est pas accessible à tous les utilisateurs, on peut le qualifier de secret. En effet, seuls les utilisateurs ayant les droits d'accès à au moins une application de cet espace le verront. Il ne sera pas présenté aux autres utilisateurs. Ils n'auront pas conscience que cet espace existe. C'est l'administrateur ou l'administrateur d'espace qui décide qui a accès à quels contenus en affectant les droits.

L'évolution
Il est demandé de mettre en place des espaces projets, des groupes de travail pour lesquels l'utilisateur doit explicitement faire la démarche de rejoindre le projet, le groupe.
Tous les utilisateurs de la plateforme ne sont pas forcément connus des administrateurs. La gestion des droits ne peut donc pas être faite de manière habituelle où l'administrateur de l'espace affecte les droits en connaissant les fonctions, les responsabilités des utilisateurs.
Dans ce contexte, les utilisateurs doivent voir ces espaces, avoir conscience qu'ils existent, en savoir suffisamment sur leurs raisons d'être pour avoir envie d'en rejoindre certains et de s'impliquer. Mais, évidemment, ils ne doivent pas avoir accès aux informations réservées aux membres de l'espace, du groupe.

Nous proposons de créer une nouvelle application dédiée à la gestion des inscriptions à un espace. Cette application sera identique aux autres (présence dans la bibliothèque d'applications, rôles, paramètres…). Dès lors qu'un administrateur ajoute cette nouvelle application dans un espace (quel que soit son niveau) ET que cette application est identifiée comme page d'accueil d'espace, le mécanisme d'inscription à cet espace est activé. Le gestionnaire de l'application (qui sera sans doute l'administrateur de l’espace) pourra alors saisir un contenu via l'éditeur WYSIWYG afin de présenter librement l'espace (objectifs, fonctionnement, images, planning…). C'est ce contenu qui sera présenté, sur la page d'accueil publique de l'espace, à l'ensemble des utilisateurs non encore membres. De plus, cette page indiquera le nombre de membres (nombre de contributeurs – hors rôle Lecteurs donc) et présentera un bouton Rejoindre.
Important : l'application Inscriptions n'héritera pas des droits de l'espace. Cela permettra de définir qui voit la façade de l'espace. Cela assurera la distinction entre les lecteurs du groupe et les lecteurs de la façade (donc la visibilité de l'espace mais pas de son contenu). En octroyant les droits du rôle Lecteurs à l'application, il permettra à plus ou moins d'utilisateurs de voir la façade de son espace (la page d'accueil publique) mais pas forcément le reste.
Dès qu'un utilisateur appuie sur ce bouton et confirme son choix (sans saisir de motivation particulière), il est automatiquement ajouté en tant que lecteur. Un paramètre de l'application permettra d'activer l'acceptation de la demande par un des administrateurs de l'espace (utile pour les groupes de travail). Dans ce cas, une notification est envoyée à l'administrateur de l'espace. Ce dernier peut alors se rendre sur la nouvelle application pour accepter ou refuser la demande. Dès lors qu'il accepte la demande, l'utilisateur est ajouté au rôle sélectionné parmi une liste déroulante qui contient les trois rôles possibles (Lecteurs, Rédacteurs et Publieurs) de l'espace parent. Une notification est envoyée au demandeur lui indiquant la décision et un message optionnel de l'administrateur. A partir de ce moment, l'utilisateur a accès à l'espace conformément à ses droits (comme pour un espace classique).

Quitter l'espace
L'application Inscriptions doit permettre à l'utilisateur de quitter l'espace projet. Un formulaire lui permettra de donner les raisons de ce départ (liste déroulante prédéfinie + champ motif non obligatoire + case à cocher « Acceptez-vous d'être contacté ? »). Une notification sera adressée à l'administrateur. Ces informations ne seront pas conservées.

Acceptation d'un guide ou d'une charte
Un paramètre d'instance de cette nouvelle application permettra également d'activer l'acceptation d'une charte ou d'un guide. Dès qu'un permalien vers un document sera renseigné via ce paramètre, une case à cocher J'accepte les règles établies par ce document apparaîtra dès que l'utilisateur cliquera sur le bouton Rejoindre. Le document pourra être consulté via le lien renseigné dans le paramètre. Si la case n'est pas cochée, l'utilisateur ne pourra pas confirmer son inscription à l'espace.

Historique des inscriptions/désinscriptions
L'historique des inscriptions et désinscriptions (utilisateur, date, inscription/désinscription) sera enregistrée en base de données. Ces informations pourront être exportées au format CSV. Lors de la suppression du compte, l'utilisateur est désinscrit automatiquement des espaces projet. Lors de l'exécution du Droit à l’oubli, l'anonymisation portera aussi forcément sur les inscriptions/désinscriptions.

Avertir les administrateurs d'espace des nouveaux membres
Les administrateurs des espaces peuvent vouloir être avertis des nouveaux membres. L'application Inscriptions disposera d'un paramètre pour activer ou non l'envoi d’une synthèse listant les nouveaux membres.

Avertir tous les membres des nouveaux membres
Un paramètre d'instance de cette nouvelle application permettra d'activer l'envoi d'une notification à tous les membres de l'espace lors de la validation de l'inscription d'un nouveau membre (particulièrement pertinent pour les groupes de travail).