Silverpeas » Silverpeas Components » GED

Une gestion de modèles de document a été implémentée dans Silverpeas.
Elle permet d'un côté de renseigner des modèles de document depuis l'administration de Silverpeas.
Et de créer d'un autre côté des documents directement à partir de ces modèles depuis le bloc des fichiers joints.

Ci-dessous quelques détails.

Activation¶

Cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut.
Pour qu'elle le soit, il faut renseigner la valeur true au niveau du paramètre documentTemplate.enabled du fichier de propriétés $SILVERPEAS_HOME/properties/properties/org/silverpeas/documentTemplate/settings/documentTemplate.properties

Administration¶

La nouvelle entrée Modèles de document apparaît comme illustré ci-dessous.

Ajouter un modèle de document¶

Pour ajouter un document, il faut cliquer sur l'action Ajouter du menu Que voulez-vous faire ?.
La fenêtre suivante apparaît :

Elle permet de renseigner un nom et une description dans les différentes langues utilisateur possibles de la plate-forme, ainsi que le fichier représentant le contenu du modèle.

Après validation, le modèle de document est ajouté dans la liste :

Supprimer un modèle de document¶

Au survol de l'aperçu d'un modèle, les boutons d'aperçu apparaissent avec celui aussi permettant de supprimer le modèle.

Sur le clic du bouton permettant de supprimer, le message de confirmation suivant est affiché avant que la suppression soit effective :

Modifier un modèle de document¶

Pour afficher la fenêtre de modification d'un modèle, il suffit de cliquer sur l'aperçu du modèle en question.
La fenêtre est identique à celle de l'ajout. Elle est alimentée avec les données connues avant modification :

Ordre de présentation des modèles de document¶

L'ordre dans lequel sont présentés les modèles est celui dans lequel ils ont été ajouté.
Il est néanmoins possible de les réordonner depuis la liste des modèles via un glisser-déposer :

Rafraîchir la liste¶

Cette fonctionnalité est proposée depuis le menu Que voulez-vous faire ?.

Pour proposer de la fluidité aux utilisateurs dans la consultation des modèles et pour ne pas pénaliser les performances du serveur, une gestion de cache des modèles de document a été mise en place.
Pour diverses raisons, un administrateur technique peut par exemple intervenir directement sur les fichiers enregistrés dans les données des modèles. Du fait du cache mis en place, de telles interventions ne sont pas directement prises en compte. Elles le sont une fois Rafraîchir la liste effectuée.

Bloc des fichiers joints¶

La présentation de la fenêtre d'ajout d'un fichier joint a été modifiée pour permettre à l'utilisateur de télécharger un fichier (comme actuellement) ou de sélectionner un modèle à partir duquel créer un document :

Lorsque l'utilisateur souhaite créer un nouveau document à partir d'un modèle, il choisit A partir d'un modèle de document.
Il peut alors cliquer sur le bouton pour afficher la liste des modèles et sélectionner celui visé :

Au survol d'un modèle, la description s'affiche si elle existe à la place de l'aperçu.

Après sélection du modèle (en cliquant sur l'aperçu), l'utilisateur revient sur la fenêtre d'ajout d'un fichier joint avec le modèle choisi affiché :

Il lui reste alors à renseigner un nom de fichier, sans l'extension. Cette dernière étant automatiquement renseignée par le système selon le modèle sélectionné.

Dossier d'une GED¶

A l'occasion du développement de cette fonctionnalité, il a été ajouté pour les utilisateurs ayant le droit de créer des publications la possibilité d'ajouter un fichier directement depuis un dossier.

Cela permet à un utilisateur d'ajouter un fichier (comme il peut déjà le faire via un glisser-déposer de fichier) ou de créer un document à partir d'un modèle :

Une fois la validation du fichier téléchargé ou du modèle de document sélectionné, le même enchaînement d'opération que pour un glisser-déposer de fichier se déroule (cf #5710).

Technique¶

Structure des données¶

• extension json : ce fichier contient les données de nom et description
• autre extension (odp, docx, odt, etc.) : ce fichier est le contenu du modèle

PRs

• https://github.com/Silverpeas/Silverpeas-Core/pull/1241
• https://github.com/Silverpeas/Silverpeas-Components/pull/794

Les différents retours ont été pris en compte (échanges en audio également).

Miguel Moquillon a écrit (#note-11):

Lorsqu'un document est créé à partir d'un modèle qui contient des méta-données, si aucun titre n'est donné, le document est nommé à partir de la méta-donnée du modèle et non pas, par défaut, à partir du nom de fichier. Il faudrait dans le cas particulier de la création d'un document à partir d'un modèle que le nom de l'attachement soit le nom du fichier indiqué si aucun titre n'est donné.

Dans le cas d'un modèle de document, les métadonnées enregistrées dans le modèle de document ne sont plus prises en compte.

Lorsque j'ajoute un nouveau document que ce soit par drag&drop ou via le bouton "Parcourir...", le document choisi est bien spécifié mais la validation ne fait rien.

Comme vu avec Miguel, il s'agissait ici d'une problématique cache navigateur.

Kmax supporte les fichiers joints, mais la fonctionnalité de création d'un document à partir d'un modèle n'est pas proposé. Alors qu'elle est proposée dans Toolbox.

Les pages de création de contribution qui permettent d'ajouter des fichiers joints n'ont pas été impactées par cette évolution.

Miguel Moquillon a écrit (#note-15):

Oui en effet, si je désactive la fonction d'import, j'ai bien la fonction "Ajouter un fichier...". Et là aussi, l'ajout d'un document du système de fichier ne marche pas. Par contre, je suis surpris que pour la création d'un document à partir d'un modèle ne me propose pas les mêmes paramètres que lorsque la fonction est appelée à partir d'une publication (langue, titre et description, voir même commentaire de version pour les GED versionnées !)

J'ai modifié les choses pour qu'il soit proposé à l'utilisateur les mêmes possibilités que celles présentées depuis le bloc des fichiers joints.

Sinon, autre chose : à l'image de Kmax, il y a d'autres applis qui supportent les fichiers joints mais avec une UI d'ajout différente que celle de Forum, Kmelia/Toolbox et Actualités. Et par conséquent, la nouvelle fonctionnalité de création d'un document à partir d'un modèle n'est pas proposée. Est ce normal que ces applications soient mises de côté ? Il s'agit de Kmax, d'Almanach (avec les événements) et de SuggestionBox.

Cf. plus haut.